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Leistung · E-Rechnung

E-Rechnung und ZUGFeRD: rechtzeitig umstellen — ohne Hektik

Deutschland stellt die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen komplett um. Die Fristen sind gesetzlich fixiert — und die erste davon ist längst in Kraft.

seit 01.01.2025
Empfangspflicht für alle. Jedes Unternehmen — auch Kleinunternehmer — muss E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können. Ein E-Mail-Postfach ist das gesetzliche Minimum.
bis 31.12.2026
Übergangsfrist. Papierrechnungen bleiben zulässig; PDF und andere Formate nur mit Zustimmung des Empfängers.
ab 01.01.2027
Ausstellungspflicht, Stufe 1. Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
ab 01.01.2028
Ausstellungspflicht für alle. Sämtliche inländischen B2B-Rechnungen — unabhängig vom Umsatz.

Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate üblich: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (ein PDF mit eingebettetem XML; anerkannt ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Bei ZUGFeRD gilt: rechtlich maßgebend ist der XML-Teil, nicht das sichtbare PDF-Bild.

Ein gewöhnliches PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung — es zählt nur noch als „sonstige Rechnung“. Nach Ablauf Ihrer Übergangsfrist gilt eine solche Rechnung umsatzsteuerlich als nicht ordnungsgemäß: Der Vorsteuerabzug Ihres Kunden ist in Gefahr. In der Praxis heißt das — Ihre Geschäftskunden werden von Ihnen E-Rechnungen verlangen, spätestens wenn deren Steuerberater nachfragt.

Wen betrifft die Pflicht — und wen nicht?

  • Betroffen: alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B).
  • Nicht betroffen: Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Umsätze.
  • Kleinunternehmer (§ 19 UStG): müssen keine E-Rechnungen ausstellen — empfangen können müssen sie sie trotzdem.

Was ich für Sie tue

  1. Bestandsaufnahme und Beratung

    Welche Systeme stellen bei Ihnen Rechnungen aus, welche Rechnungsströme sind betroffen, welche Frist gilt für Sie. Ergebnis: eine klare Übersicht statt Bauchgefühl.

  2. Umstellungsplan

    Was bis wann umgestellt wird — mit minimalem Eingriff in laufende Abläufe und ohne Abhängigkeit von einem einzigen Software-Anbieter.

  3. Ausgangsrechnungen: ZUGFeRD/XRechnung einrichten

    Direkt aus Ihrer Warenwirtschaft. Mein Spezialfall: Systeme ohne eingebaute Unterstützung der deutschen Formate — etwa 1C. Dafür baue ich Konvertierungsstrecken: Rechnungsdaten aus dem System → validiertes ZUGFeRD/PDF-A-3 → Übergabe an Ihre Kunden.

  4. Eingangsrechnungen: Empfang und Ablage

    Geordneter E-Mail-Eingang, Visualisierung und Prüfung eingehender E-Rechnungen, revisionssichere Aufbewahrung.

Wo steht Ihr Unternehmen?

Eine kurze Bestandsaufnahme kostet Sie eine E-Mail — danach wissen Sie, was bis wann zu tun ist.

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